home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / mrbill_1 / bill.doc < prev    next >
Text File  |  2019-08-29  |  56KB  |  1,455 lines
  1. .mt 0
  2. .mb 0
  3. .op
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.              ###     ###   #######
  29.              ## #   # ##   ##    ##
  30.              ##  # #  ##   ##    ##
  31.              ##   #   ##   ####### 
  32.              ##       ##   ## ##
  33.              ##       ##   ##  ###
  34.              ##       ##   ##    ## *
  35.  
  36.                                                              tm
  37.                        #######     ##    ##          ##        
  38.                        ##    ##    ##    ##          ##        
  39.                        ##     ##   ##    ##          ##        
  40.                        ########    ##    ##          ##        
  41.                        ##     ##   ##    ##          ##        
  42.                        ##    ##    ##    ##          ##        
  43.                        #######     ##    #########   ######### 
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.      MR. BILL programs and manual copyright 1985, 1987 by David M. Alexander
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.      NO WARRANTY -- YOU USE THIS PROGRAM AT YOUR RISK, NOT 
  71.      MY RISK.  NO WARRANTY OF MERCHANTABILITY OR FITNESS.
  72.      AT THIS PRICE, IF ANYTHING GOES WRONG, THE RISK IS YOURS.
  73.  
  74.                  MR. BILL is a Trade Mark of David M. Alexander
  75.  
  76.                  MS-DOS is a Trade Mark Of MicroSoft Inc.
  77.  
  78.         This manual is copyrighted by David M. Alexander 1985, 1986
  79.  
  80.             All  of  the programs beginning with the  letters  BILL  and 
  81.       referred to in this manual are copyrighted by David M. Alexander 
  82.       1985.   No  part of this manual or these programs may be  copied 
  83.       without the written permission of David M. Alexander.
  84.  
  85.  
  86.                   DAVID ALEXANDER
  87.                   2600 EL CAMINO REAL
  88.                        SUITE 506
  89.                   PALO ALTO, CA  94306
  90.  
  91.                   415-857-9233
  92.  
  93.  
  94.                   Print the manual through your wordprocessor
  95.     (WordStar, WordPerfect, PC-Write, etc) OR by typing:
  96.  
  97.              A>COPY BILLMAN.UAL  LPT1: [RETURN]
  98.                     OR
  99.              A>PRINT BILLMANUAL [RETURN -- BE SURE TO HAVE THE DOS
  100.                                  'PRINT.COM FILE ON THE A: DISK]
  101.   
  102.              Have continuous form paper in your printer (about 80 pages)
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.                                     i
  111.  
  112.                                    
  113.  
  114.                  T A B L E  O F  C O N T E N T S 
  115.  
  116.  
  117.     SECTION I  --- WHAT'S IT ALL ABOUT  --  OVERVIEW
  118.  
  119.           1A --     What MR. BILL Does  ............... 1 - 2
  120.           1B --     Hardware Requirements  ............ 3
  121.  
  122.     SECTION II --- GETTING STARTED      --  INSTALLATION
  123.  
  124.           2A --     General Rules For Using MR. BILL .. 4 - 7
  125.           2B --     Turning On Computer & Copying Disks 8 - 10
  126.           2C --     The Main Menu Explained  .......... 11 -12 
  127.            --- SHAREWARE FILE 'BILL.DOC' ENDS HERE ---
  128.     --- BELOW MATERIALS FURNISHED WHEN PROGRAM REGISTERED ---
  129.          SECTION III -- FIRST USE   --  SETTING UP YOUR FILES
  130.  
  131.           3A --     Setting Your Subtotal Categories .. 13 - 17
  132.                          Billing Code File Name ------- 13
  133.                          Picking Subtotal Categories -- 13
  134.                          Derived Subtotal Categories -- 14
  135.                          Plus & Minus Signs In Subtotal 14
  136.                          Finance Charges -------------- 15
  137.                          Discount Categories ---------- 15
  138.                          Changing Subtotal Entries ---- 16
  139.                          Ledger Card Headings --------- 16
  140.  
  141.           3B --     Setting Billing Codes & Rates ..... 18 - 25
  142.                          Three Letter Billing Codes --- 18
  143.                          Fixing Typos  ---------------- 19
  144.                          What To Do When Rates Entered  19
  145.                          Billing Category Headings ---- 19
  146.                          Different Entry Styles ------- 20
  147.                          Non Printing Headings -------- 20
  148.                          Total Units To Left Of Heading 20
  149.                          Heading Summary -------------- 21
  150.                          Billing Rates ---------------- 21
  151.                          Conversion Factor ------------ 22
  152.                          Subtotal Category ------------ 22
  153.                          Changing Codes & Rates ------- 23
  154.                          Management Reports ----------- 23
  155.                          Different Rate Schedules ----- 24
  156.                          Printing List Of Rates & Codes 25
  157.                          Order Charges Appear On Bill - 25
  158.                           
  159.           3C --     Entering Client Addresses ......... 26 - 32
  160.                          Files Created ---------------- 26
  161.                          Billing Name ----------------- 27
  162.                          Copying An Address ----------- 27
  163.                          Entering The Address --------- 28
  164.                          Entering Regarding Line ------ 29
  165.  
  166.  
  167.                                    ii
  168.  
  169.  
  170.                          Entering A Previous Balance -- 29
  171.                          Selecting Billing Rate Table - 29
  172.                          Done With An Address --------- 29
  173.                          Changing Addresses ----------- 30
  174.                          Deleting Billing Name -------- 30
  175.                          No Duplicate Billing Names --- 30
  176.                          Scanning Addresses ----------- 30
  177.                          Changing The Previous Balance  31
  178.                          Printing Addresses ----------- 31
  179.                          Rolodex tm Function ---------- 32
  180.  
  181.  
  182.     SECTION IV --- DAY TO DAY USE - DATA ENTRY, PRINTING BILLS
  183.  
  184.           4A --     Entering Charges & Payments ....... 33 - 44
  185.                          Printed Record Of Input ------ 33
  186.                          New Or Old Report ------------ 34
  187.                          File Name Of Billing Data ---- 34
  188.                          Begin & End Report Dates ----- 35
  189.                          Drive To Save Files ---------- 35
  190.                          Entering Billing Name -------- 36
  191.                          Fixing A Mistake ------------- 36
  192.                          Entry Numbers ---------------- 37
  193.                          Exiting When Done ------------ 37
  194.                          Entering Billing Data -------- 37
  195.                          Entering Date ---------------- 37
  196.                          Entering Amount & Code ------- 39
  197.                          Narrative Description -------- 40
  198.                          Checking Previous Balance ---- 41
  199.                          Checking RE Line ------------- 43
  200.                          Help ------------------------- 43
  201.                          Finished With Data Entry ----- 43
  202.                          Summary ---------------------- 43
  203.  
  204.           4B --     Preparing Bills & Reports ......... 45 - 53
  205.                          Printing Bills To Disk File -- 45
  206.                          Printing To Printer ---------- 45
  207.                          Report In Date Order --------- 45
  208.                          Audit Trail Of Entries ------- 46
  209.                          Ledger Cards ----------------- 47
  210.                          Management Reports ----------- 47
  211.                          Ageing Reports --------------- 47
  212.                          Other Reports ---------------- 48
  213.                          Background On Reports -------- 48
  214.                          All Bills Or Selected Bills? - 49
  215.                          Headers & Footers ------------ 50
  216.                          Drive To Save Bills ---------- 50
  217.                          Sorting Your Entries --------- 50
  218.                          Subtotals On Separate Page? -- 52
  219.                          File Where Bills Saved ------- 52
  220.  
  221.  
  222.  
  223.                                    iii
  224.  
  225.  
  226.           4C --     Joining Small Files Into A Big One  54 - 56
  227.                          Joining Several Files Together 54
  228.                          Different People, One Bill --- 56
  229.  
  230.     SECTION V  --- BACKGROUND -- PROGRAM DETAILS; BILLING HINTS
  231.  
  232.           5A --     Bugs, Breakdowns & Troubleshooting  57 - 60
  233.